מדריך הגשת מענה למכרז 

יש להבהיר כי במקרה של חוסר התאמה בין האמור בהמשך למסמכי המכרז, גובר האמור במסמכי המכרז. 

1. פרסום המכרז
מכרזים ממשלתיים פומביים מפורסמים בעיתון יומי היוצא לאור בישראל בשפה העברית, בעיתון בעל תפוצה רחבה היוצא לאור בישראל בשפה הערבית ובאתרי האינטרנט של מנהל הרכש ורשות המים. המקום והמועד שבהם ניתן יהיה לקבל את מסמכי המכרז המלאים יפורסמו במודעת פרסום המכרז.
כמו כן, ניתן להוריד את מסמכי המכרז ופרטי הפרסום, באתר מנהל הרכש הממשלתי.

2.  תכולת מסמכי המכרז
• תנאי סף הנדרשים להשתתפות במכרז.
• אמות מידה שלפיהן תיבחר ההצעה הזוכה.
• טבלת תאריכים לעניין הגשת הצעות למכרז, כולל את המועד האחרון להגשת הצעות.
• אם נדרשת ערבות הצעה ו/או ערבות ביצוע, יופיעו סוג הערבות, תנאיה, גובהה ומישכה.
• נוסח החוזה - בד"כ יכלול את לוח הזמנים, תנאי תשלום תוכניות ומפרטים הנוגעים לביצוע החוזה. במקרה בו קיים קושי לצרף את החוזה במלואו, יצורפו עיקרי החוזה בלבד.
• כל מסמך או מידע אחר הדרושים לדעת ועדת המכרזים לשם ניהול תקין והוגן של המכרז. 

3. רכישת מסמכי המכרז
רכישת מסמכי המכרז תעשה, בדרך כלל, במשרדי רשות המים בהתאם לאמור במודעת פרסום המכרז.
כמו כן, ניתן למצוא את כל מסמכי המכרז או חלקם באתר האינטרנט של רשות המים.
במקרים בהם נדרש תשלום עבור מסמכי המכרז, מהווה דרישה זו תנאי סף להשתתפות במכרז ועל כן, הורדת מסמכי המכרז באינטרנט איננה פוטרת את מגיש ההצעה מהתשלום הנדרש.  

4. שאלות הבהרה
• ברוב המכרזים יש אפשרות להפנות שאלות הבהרה לעורך המכרז עד למועד מסוים. לכן חשוב לרכוש את מסמכי המכרז לפני המועד האחרון להגשת השאלות, מאחר ורק לרוכשי המכרז תינתן האפשרות להגשת שאלות. לאחר מועד זה לא ניתן יהיה להפנות שאלות לעורך המכרז.
• שאלות ההבהרה והתשובות עליהן ישלחו לרוכשי מסמכי המכרז ו/או יפורסמו במקום בו פורסמו מסמכי המכרז, כך שכולם יקבלו את כל השאלות וכל התשובות ללא חשיפת השואל.

5. כנס סיור/ספקים
• כנס הספקים, במידה ומתקיים, מיועד במיוחד לאפשר לעורך המכרז להציג בפני רוכשי המכרז בלבד את עקרונות המכרז ונושאים חשובים אותם עורך המכרז מעוניין להדגיש. במקרים בהם מתקיים כנס ספקים, מהווה הנוכחות בכנס זה תנאי סף להשתתפות במכרז.
• סיור ספקים מיועד בדרך כלל למקרים בהם המציעים הפוטנציאליים צריכים לראות את האתר/השטח עליו מדובר במכרז כדי שיוכלו לתת הצעה מדויקת ותואמת לדרישות המכרז.

6. איך ניגשים למכרז 
תנאי סף
לכל מכרז נקבעים תנאים כאשר המציע מחויב לעמוד בהם על מנת שיוכל להשתתף במכרז, כמו המצאת כל האישורים הנדרשים עפ"י חוק עסקאות גופים ציבוריים.
יש לשים לב שבמענה המוגש עונה המציע על כל התנאים הנדרשים במכרז, אחרת עלולה להיפסל הצעתו.

ערבות
לעיתים, אחד מתנאי הסף הקיימים במכרז הינו הגשת ערבות הצעה. יש להקפיד על הגשת נוסח מדויק של הערבות ותאריכים כפי שמופיעים במסמכי המכרז. רצוי לערוך בדיקה זו בשנית לאחר קבלת הערבות מהבנק.
יודגש כי הצעות רבות נפסלות עקב ערבויות שגויות ופסיקות בית המשפט מחמירות בנושא זה.

אופן מילוי טפסי המכרז
• יש לקרוא בעיון את מסמכי המכרז על כל סעיפיו.
• יש להתייחס לכל סעיף וסעיף ולתת מענה בהתאם להוראות המצוינות באותו סעיף בכפוף לפירוט הנדרש.
חלק מהמכרזים, בעיקר מכרזי מיחשוב וטכנולוגיה, נכתבים בנוהל מפת"ח. במכרזים מסוג זה, קיימות דרישות ספציפיות למענה ועל מגיש המכרז להתאים את הצעתו לנדרש בכל סעיף במכרז. 

7. הגשת הצעות

• כל המעוניין להשתתף במכרז יגיש את הצעתו, לאחר שמילא אחר כל דרישות עורך המכרז, כשהיא חתומה, מלאה ושלמה, בתוך מעטפה סגורה היטב וזאת בדרך, במועד, במקום ובמספר עותקים כפי שנקבע בתנאי המכרז.
הצעות שיוגשו שלא לפי תנאי המכרז – עשויות להיפסל.
יודגש כי לא תשמענה טענות כלשהן כאילו לא ידע מי מהמציעים את תנאי המכרז או כי לא הבין אותם כראוי.

• במקרה שלא צוין בתנאי המכרז מספר העותקים, יש להגיש את עותק המקור של ההצעה + שלושה עותקים. מעטפה שהגיעה לאחר המועד שנקבע במכרז להגשתה, תוחזר לבעליה בצירוף מכתב הסבר.
לאחר החלטת ועדת המכרזים על בחירת ספק זוכה או על התקשרות עם ספק בפטור ממכרז, מטפלת יחידת המכרזים בכל הליך ההתקשרות עם הספק ובכלל זה מודיעה למשתתפים על תוצאות המכרז, מוציאה הזמנה לפי העניין, מטפלת בערבויות וביטוחים, מלווה את ביצוע ההתקשרות, אמונה על ניהול החשבוניות וכו'.

• טופס ההזמנה או ההסכם מועברים לספק לחתימה, הספק מחזיר את טופס ההזמנה ליחידת המכרזים, המורשים לכך על פי חוק נכסי המדינה חותמים עליו והעתק חתום נשלח לספק.
טופס ההזמנה  או ההסכם (כולל הנספחים) חתום ע"י הצדדים, מהווה חוזה התקשרות בין רשות המים לבין הספק.
לאחר מסירת הטובין או ביצוע העבודה או השירות חותם נציג היחידה על חשבונית אותה מגיש הספק ובה אמור נציג היחידה הרוכשת לאשר את קבלת הטובין או העבודה או מתן השירותים.

• החשבונית מועברת ליחידת המכרזים, שם נערך תהליך בדיקה וקליטת החשבוניות במערכת המרכבה.
בסיום התהליך מועברת החשבונית לתשלום לחשבות רשות המים.